VADEMECUM MŁODEGO PRZEDSIĘBIORCY - czy przedsiębiorca musi posiadać firmowy rachunek bankowy?

Planując założenie działalności gospodarczej wiele osób przygotowuje check-listy rzeczy, które będzie musiało zrobić. Wniosek do CEiDG – jest. Zgłoszenie do ZUS i US – jest. Wynajęcie lokalu na potrzeby siedziby – jest. Wówczas pojawia się pytanie, a co z kontem bankowym? Czy muszę je założyć? A może mogę wykorzystać rachunek prywatny do tych celów?


Warto wiedzieć, że nie każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do korzystania z rachunku bankowego. Polskie przepisy wymagają zazwyczaj korzystania z konta bankowego głównie jeśli chodzi o rozliczenia z Urzędem Skarbowym i ZUS. Jeśli chodzi o Urząd Skarbowy to korzystanie z konta przy przelewach jest obowiązkowe w odniesieniu do przedsiębiorców, którzy podlegają ustawie o rachunkowości. Z obowiązku dokonywania rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego, zwolnieni są za to mikroprzedsiębiorcy. Mikroprzedsiębiorcy mogą również dokonywać rozliczeń z ZUS w formie gotówkowej. Kim w takim razie jest mikroprzedsiębiorca?


Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej za MIKROPRZEDSIĘBIORCĘ uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz

2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.


Przepisy przewidują też w niektórych sytuacjach konieczność skorzystania z rachunku bankowego, jeśli chodzi o relacje z kontrahentami. Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł.


Już wiecie kiedy MUSICIE skorzystać z rachunku bankowego i które transakcje jesteście zobowiązani jako przedsiębiorcy wykonywać bezgotówkowo. Czy jednak musicie w tym celu zakładać specjalne konto firmowe, czy możecie korzystać z tego rachunku osobistego, który już posiadacie? Co ważne, żadne przepisy prawa nie zabraniają wprost tego aby do celów związanych z działalnością gospodarczą wykorzystać Wasz prywatny rachunek bankowy, o ile należy on wyłącznie do Was, a NIE np. wspólnie do Was i Waszego współmałżonka. Ma to jednak swoje nie tylko zalety związane z posiadaniem mniejszej ilości kart w portfelu oraz koniecznością zapamiętania jednego kodu PIN, ale również wady. Oczywiście część US interpretuje ustawę o swobodzie działalności gospodarczej na swój sposób, uznając, że w celu dokonania przelewu lub innej podobnego typu operacji z urzędem, podatnik nie może korzystać z rachunku osobistego niezwiązanego z prowadzoną przez niego działalnością. Również banki często w wewnętrznych regulaminach uniemożliwiają korzystanie z kont osobistych do celów prowadzenia działalności gospodarczej.


Jeśli więc założycie już rachunek firmowy, od tego w jakiej formie zdecydowaliście się na prowadzenie działalności gospodarczej zależy jak powinniście go zgłosić właściwym urzędom. Jeśli prowadzicie jednoosobową działalność gospodarczą, czyli Wasza działalność rejestrowana jest w CEiDG nie musicie składać informacji o rachunkach bankowych do ZUS i Urzędu Skarbowego. Wystarczy, że wpiszecie swoje konto/konta firmowe przy wypełnianiu formularza w CEiDG. Jeśli nie macie numeru konta w dniu zakładania działalności, możecie dodać go później w formularzu aktualizacyjnym. Jeśli chodzi o spółki prawa handlowego, czyli podmioty rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, informację o numerach rachunku powinniście złożyć do Urzędu Skarbowego (właściwego ze względu na siedzibę spółki) na formularzu NIP-8. Jeśli chodzi zaś o spółkę cywilną, informacje o Waszych rachunkach bankowych składacie na formularzu NIP-2.


Jak widzicie kwestia tego czy i kiedy powinniście korzystać z rachunku firmowego nie jest do końca jednoznaczna. Pomimo, że przepisy nie zobowiązują do tego wprost, najbezpieczniej jest przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej założyć dedykowany do tego rachunek firmowy. Wiąże się to co prawda zazwyczaj z dodatkowymi kosztami, jednak pozwoli Wam na większą pewność i spokój np. w przypadku kontroli skarbowej.