VADEMECUM MŁODEGO PRZEDSIĘBIORCY - jak krok po kroku założyć spółkę cywilną i spółkę jawną

W zeszłym tygodniu w ramach mojego nowego cyklu „Vademecum młodego przedsiębiorcy” przybliżyłam Wam podstawowe zagadnienia związane z rozpoczęciem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie jest to jednak jedyna forma, w której możecie rozpoczynać swoją aktywność na rynku, szczególnie jeśli macie na horyzoncie potencjalnych wspólników. Ta forma to znana wszystkim, przynajmniej z nazwy SPÓŁKA. Dziś postaram się nieco rozjaśnić Wam czym jest spółka cywilna i czy to w ogóle jest spółka oraz czym jest spółka jawna i jak wystartować jeśli chcecie wybrać prowadzenie działalności w jednej z tych form. Gotowi?


Zacznijmy od SPÓŁKI CYWILNEJ – najbardziej popularnej obecnie spółki w Polsce. Tak naprawdę jest to spółka wyłącznie z nazwy, nie ma ona nic poza nią wspólnego ze wszystkimi pozostałymi spółkami, które funkcjonują na naszym rynku zgodnie z polskim prawem. Podstawą jej działania nie jest kodeks spółek handlowych, ale kodeks cywilny. Spółka ta istnieje wyłącznie abstrakcyjnie, ponieważ nie ma tzw. podmiotowości prawnej i istnieje od momentu zawarcia umowy spółki. Oznacza to, że sama spółka nie może zawrzeć żadnej umowy, mogą to zrobić wyłącznie jej wspólnicy. Zaletą takiej spółki jest to, że mogą ją zawierać zarówno osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej jak i zarejestrowane i działające już podmioty np. dwie jednoosobowe działalności gospodarcze. Charakteryzuje się minimalną formalizacją i uproszczoną strukturą organizacyjną. Spółka ta nie wymaga również żadnego kapitału początkowego. Nie ma tutaj właściwie żadnych dodatkowych obowiązków bardziej rozbudowanych niż tych dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Kształtowanie umowy spółki jest dużo bardziej swobodne niż przy spółkach prawa handlowego, w tym przy spółce jawnej.


Z kolei SPÓŁKA JAWNA to podstawowa spółka z rodzaju spółek osobowych uregulowanych w kodeksie spółek handlowych. Zaletą wyboru tej formy prowadzenia działalności gospodarczej jest brak posiadania minimalnego kapitału zakładowego na początku działalności. Regulacje w kodeksie dają dużą możliwość modyfikacji zawartych w nim zapisów, co powoduje, że jest to niezwykle elastyczna forma prowadzenia działalności pasująca do początkujących niewielkich interesów. Od spółki cywilnej różni się przede wszystkim dodatkowymi obowiązkami – w szczególności tymi związanymi informowaniem KRS o braku obowiązku składania sprawozdania finansowego bądź przy ustawowo określonych wyjątkowych warunkach ze sporządzaniem i składaniem raz do roku sprawozdania finansowego z prowadzonej działalności.


Podejmując decyzję o wyborze pomiędzy spółką cywilną a jawną trzeba też zwrócić uwagą na zasadę odpowiedzialności wspólników za zobowiązania każdej z tych spółek. I w jednym i drugim przypadku wspólnicy odpowiadają całym swoim majątkiem, jednak różnica pomiędzy tymi dwoma formami jest taka, że w przypadku spółki cywilnej wierzyciel pozywa od razu wszystkich wspólników, a nie spółkę. W przypadku spółki jawnej za zobowiązania powstałe po wpisie spółki do KRS wierzyciel może podejmować egzekucję z majątków wspólników dopiero po tym jak egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna.


Jak więc założyć każdą z omawianych spółek? Przedstawiam po kolei, krok po kroku jak to zrobić. Przed użyciem zapoznaj się dokładnie z przepisami i formularzami KRS bądź skonsultuj się z profesjonalistą :)


SPÓŁKA CYWILNA

1. Najpierw umowa

Rozpoczęcie działalności spółki cywilnej wymaga przede wszystkim zawarcia umowy takiej spółki. Umowa taka nie musi być zawarta w żadnej szczególnej formie, wystarczy więc zwykła forma pisemna. Umowa powinna wskazać dane wspólników, przedmiot działalności spółki oraz wkłady wnoszone przez każdego ze wspólników. Kluczowy jest to, że wkładem nie muszą być wyłącznie pieniądze ale również mogą być usługi i świadczenie pracy. Kodeks cywilny przewiduje cały szereg przepisów dla samej umowy spółki cywilnej ale również dla jej funkcjonowania. Przyszli wspólnicy, w zależności od tego jaki cel sobie obrali mogą uregulować te kwestie w umowie, bądź tego nie robić, jednak wtedy będą zmuszeni do dostosowania się do regulacji z ustawy.


2. Uzyskanie NIP, REGON, zgłoszenie VAT

Pomimo, że SPÓŁKA CYWILNA nie ma osobowości prawnej, jak wskazałam wcześniej, aby mogła funkcjonować musi mieć nadany numer NIP oraz REGON. W przypadku spółki cywilnej mamy więc osobne numery NIP i REGON dla każdego ze wspólników ale też dla samej spółki. W tym celu należy wystąpić do Głównego Urzędu Statystycznego oraz do Urzędu Skarbowego. Aby stać się VATowcem, podobnie jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej należy złożyć formularz/wniosek VAT-R ale dla SPÓŁKI nie dla WSPÓLNIKÓW, ponieważ to ona jest płatnikiem VAT. W Urzędzie Skarbowym należy opłacić podatek od czynności cywilno-prawnych w wysokości 0,5% wartości wkładów. CO KLUCZOWE WŁAŚCIWY BĘDZIE TUTAJ NIE URZĄD SKARBOWY DLA MIEJSCA ZAMIESZKANIA WSPÓLNIKÓW, ALE URZĄD SKARBOWY WŁAŚCIWY DLA SIEDZIBY SPÓŁKI.


3. ZUS

To jeszcze nie wszystko, jeśli będziecie zatrudniać pracowników, spółkę należy zgłosić jako płatnika składek w ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku, każdy ze wspólników musi się również zgłosić samodzielnie tak jak przy klasycznej jednoosobowej działalności gospodarczej.


4. Rejestracja?

Spółka cywilna jako taka nie wymaga rejestracji w żadnym rejestrze, jedynie każdy ze wspólników musi zostać osobno zarejestrowany w CEiDG. Ważnym jest to, że jeśli przyszli wspólnicy nie mają jeszcze zarejestrowanej działalności gospodarczej każdy z nich powinien to zrobić w sposób prawie identyczny jak ten opisany w moim poprzednim artykule „VADEMECUM MŁODEGO PRZEDSIĘBIORCY - rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej” z tą różnicą, że w rejestrze muszą zaznaczyć, że są WSPÓLNIKAMI SPÓŁKI CYWILNEJ podać jej NIP i REGON. Jeśli obydwie osoby prowadzą już działalność muszą jedynie zaktualizować swój wpis dodając informację o byciu wspólnikiem spółki cywilnej.



SPÓŁKA JAWNA

1. Najpierw umowa, czyli standardowy pierwszy krok:

Aby móc zawiązać spółkę jawną, wspólnicy muszą zawrzeć umowę powołującą ją do życia. Musi być ona zawarta w formie pisemnej zwykłej, inaczej będzie nieważna. Kodeks spółek handlowych określa jakie minimalne regulacje musi zawierać taka umowa. Według przepisów umowa spółki jawnej powinna określać: 1) firmę i siedzibę spółki, 2) określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość, 3) przedmiot działalności spółki, 4) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony. Tak jak wspomniałam powyżej, kodeks spółek handlowych daje dość dużą wolność, którą w zakresie SWOBODY ZAWIERANIA UMÓW można wykorzystać dla kształtowania zasad funkcjonowania spółki jawnej i stosunków wewnętrznych pomiędzy wspólnikami. Powoduje to, że tą formę prowadzenia działalności dość fajnie można dostosować do tego jakie są relacje pomiędzy wspólnikami. Warto nie podchodzić do takiej umowy w sposób standardowy, ponieważ jeśli w Waszej umowie nie znajdą się zapisy wykraczające poza te obowiązkowe, będziecie musieli działać dokładnie według sztywnych zasad z kodeksu.


Umowę można też zawrzeć przy wykorzystaniu wzorca umownego wraz z rejestracją spółki. Możecie tego dokonać za pomocą strony internetowej ministerstwa sprawiedliwości. (patrz: https://ekrs.ms.gov.pl/). Zawarcie umowy spółki jawnej przy wykorzystaniu wzorca umowy wymaga wypełnienia udostępnionego przez ministerstwo formularza umowy i opatrzenia umowy KWALIFIKOWANYM PODPISEM ELEKTRONICZNYM ALBO PODPISEM POTWIERDZONYM PROFILEM ZAUFANYM EPUAP. Taka umowa spółki jawnej jest zawarta po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisami elektronicznymi wspólników. Jak widać wymogiem koniecznym jest tutaj posiadanie podpisu elektronicznego lub profil zaufany ePUAP. Trzeba również założyć profil na wskazanej stronie internetowej.


2. Rejestracja – i to by było na tyle – ZASADA JEDNEGO OKIENKA:

Spółka jawna, jak wszystkie spółki prawa handlowego, wymaga zarejestrowania jej w Krajowym Rejestrze Sądowym, a dokładnie w Rejestrze Przedsiębiorców. Aby to zrobić musicie wypełnić formularz KRS-W1 dostępny na stronie internetowej ministerstwa sprawiedliwości bądź złożyć taki wniosek przy okazji zawierania umowy przy wykorzystaniu wzorca umownego, o czym wyżej. Do wskazanego formularza głównego w formie tradycyjnej muszą zostać załączone również inne formularze dodatkowe (obowiązkowo formularze KRS-WB, KRS-WM i KRS-WK bądź inne w zależności od stanu faktycznego i potrzeb).


Wszystkie niezbędne wnioski i formularze znajdziecie na stronie https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/formularze-wnioskow-wykorzystywanych-w-krs/.


Do wniosku przede wszystkim musi zostać załączona UMOWA SPÓŁKI, o której pisałam powyżej. Ponadto do wniosku trzeba także załączyć dowód uiszczenia opłaty od niego. Inaczej niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej rejestracja spółki jawnej nie jest darmowa. Kosztuje ona w wersji tradycyjnej łącznie 600 zł (500 zł za samą rejestrację i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Przy zawarciu umowy za pomocą systemu teleinformatycznego wskazane opłaty są nieco niższe – 250 zł za samą rejestrację i 100 zł za ogłoszenie. Dodatkowo trzeba też opłacić podatek od czynności cywilnoprawnych – 0,5% wartości wniesionych wkładów. Warto też zauważyć, że płatna jest, choć w innej wysokości, każda zmiana danych w KRS (np. zmiana wspólników, siedziby, do których ujawniania zobowiązana jest spółka.


Przy spółce jawnej inaczej niż przy spółce cywilnej mamy zasadę jednego okienka podobnie jak przy jednoosobowej działalności gospodarczej. Oznacza to, że w jednym miejscu składamy automatycznie wniosek nie tylko o rejestrację w KRS, ale również nadanie NIP, rejestrację VAT, nadanie REGON oraz do ZUS - rejestracja spółki jako płatnika składek za zatrudniane osoby oraz wspólników jako płatników składek na własne ubezpieczenia.


I na koniec. Wiem, wiem to wszystko o czym napisałam brzmi strasznie skomplikowanie. Jednak przy dokładnym zapoznaniu się z formularzami i przygotowaniem się do założenia spółki cywilnej albo jawnej wszystko idzie zazwyczaj dość sprawnie. To jasne, że trzeba pamiętać o wielu wielu rzeczach. A wybór formy prowadzenia działalności nie jest prosty. Dobra wiadomość jest jednak taka, że po pewnym czasie, kiedy dana forma przestaje Wam odpowiadać można przekształcić spółkę cywilną w spółkę jawną, bądź inną. Spółkę jawną również możecie przekształcać na różne sposoby. Za tydzień wrócimy na chwilę do jednoosobowej działalności gospodarczej i postaram się wyjaśnić Wam jak to jest z tym ZUSem, ile składek płacimy i w jakiej wysokości, kiedy to musimy robić oraz co się dzieje w sytuacji gdy jednocześnie jesteście pracownikiem zatrudnionym na umowie o pracę i chcecie założyć własną działalność. A na razie pozdrawiam z urlopu!