VADEMECUM MŁODEGO PRZEDSIĘBIORCY - kto może i powinien podpisywać umowy w imieniu spółki cywilnej

Po założeniu swojej pierwszej działalności gospodarczej i przejściu wszystkich potyczek z Urzędem Skarbowym i ZUS przychodzi w końcu moment kiedy zjawiają się długo oczekiwani kontrahenci. W relacji z nimi warto zawsze dbać o to, aby posługiwać się umowami chroniącymi interesy zarówno Wasze jak i Waszych klientów. Co jednak jeśli Wasz klient nie jest konsumentem, a przedsiębiorcą tak jak Wy, do tego prowadzącym działalność w formie spółki cywilnej? Kto w jego imieniu powinien podpisać z Wami umowę, tak aby byłą ona ważna i skuteczna?


Tak jak wspominałam Wam we wpisie dotyczącym zakładania spółki cywilnej, który znajdziecie TUTAJ, jest to szczególna forma prowadzenia działalności, która istnieje wyłącznie abstrakcyjnie, ponieważ nie ma tzw. podmiotowości prawnej. Oznacza to, że sama spółka nie może zawrzeć żadnej umowy, mogą to zrobić wyłącznie jej wspólnicy. Pewnie nasuwa Wam się pytanie ilu wspólników powinno taką umowę z Wami podpisać? Jeden? Dwóch? Wszyscy?


W polskim prawie nie znajdziemy regulacji rozstrzygających wprost i ostatecznie o zasadach REPREZENTACJI w spółce cywilnej, mamy jedynie przepisy regulujące PROWADZENIE SPRAW. Warto wiedzieć, że to nie to samo!


Art. 865 kodeksu cywilnego mówi, że każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. Każdy wspólnik może też bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników. Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty. Nie można tego utożsamiać z REPREZENTACJĄ spółki, a więc m.in. podpisywaniem w jej imieniu umów. Czym więc się różni jedno od drugiego?


Prowadzenie spraw w spółce to podejmowanie takich czynności, które są niezbędne do tego, aby spółka mogła normalnie funkcjonować, a przede wszystkim aby doszło do realizacji celu, dla którego spółka została zawiązana. Jest to więc sfera wewnętrznego funkcjonowania spółki. REPREZENTACJA to zaś sfera funkcjonowania spółki na zewnątrz, w relacji z innymi podmiotami. Kodeks cywilny mówi, że w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Wspólnik więc, jeśli nic innego nie wynika z umowy, może reprezentować spółkę w kwestiach nieprzekraczających zwykłych czynności, chyba, że któryś z pozostałych wspólników się temu sprzeciwi oraz w sprawach nagłych. Jeśli chodzi o czynności przekraczające tzw. zwykły zarząd  to nie ma jednolitych poglądów czy w takiej sytuacji powinna zostać podjęta uchwała wszystkich wspólników określająca, że dany wspólnik może ją reprezentować w tych kwestiach samodzielnie czy też wszyscy wspólnicy powinni składać za spółkę oświadczenia łącznie. Jak więc poradzić sobie z codziennymi relacjami ze spółkami cywilnymi i co zrobić aby zadbać o swoje interesy w sposób właściwy?


Jeśli chodzi o praktyczną uwagę, przy zakładaniu własnej spółki cywilnej warto określić w samej umowie jakie czynności są czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu. Pozwoli to uniknąć wątpliwości i pomoże zapobiec problemom mogącym powstać w przyszłości.


Wracając do tego jak możecie chronić swoje interesy w relacji ze spółką cywilną, niestety, w przeciwieństwie do spółek prawa handlowego, w żadnym publicznym rejestrze nie istnieje możliwość sprawdzenia kto jest uprawniony do reprezentowania spółki cywilnej. Tych informacji nie umieszcza się w CEiDG. Jak więc powinniście się chronić w takim wypadku, jeśli umowa opiewa na dużą kwotę lub już na pierwszy rzut oka może być uznana za przekraczającą zwykłe czynności?


W takim wypadku warto poprosić o przedstawienie umowy spółki lub uchwały wspólników, z której wynika kto jest uprawniony do jej reprezentacji. I to jednak nie daje Wam 100% pewności transakcji. Najbezpieczniejszym i najpewniejszym wyjściem jednak jest to, aby umowę podpisali w imieniu spółki cywilnej WSZYSCY WSPÓLNICY, co ma szczególne znaczenie, gdy przedmiot umowy może być uznany za czynność przekraczającą zakres zwykłych czynności.


Co jednak jeśli już podpisaliście ważną dla Was i opiewającą na dużą kwotę umowę tylko z jednym wspólnikiem, a później dopiero przeczytaliście mój wpis i zaczniecie podejrzewać, że mógł on nie być upoważniony do jednoosobowej reprezentacji spółki cywilnej? Wówczas takie czynności nie są automatycznie nieważne, ale aby mogły stać się ważne wymagają one potwierdzenia. Powinniście więc wystąpić do pozostałych wspólników o potwierdzenie tej czynności, wyznaczając im termin na to. Jeśli czynność nie zostanie z tym terminie potwierdzona, dopiero wtedy staje się nieważna, a odpowiedzialność względem Was jako kontrahenta ciąży na nieumocowanym wspólniku.


Pamiętajcie też, że konstruując umowę, w której jedną ze stron jest spółka cywilna, należy uważać, aby w KOMPARYCJI, czyli potocznie tzw. główce umowy, wymienić WSZYSTKICH wspólników, niezależnie od tego ilu z nich będzie ją podpisywało. Oznaczenie strony – spółki cywilnej w takiej umowie powinno wyglądać więc mniej więcej tak (pamiętajcie, że wszystkie postacie i zdarzenia są fikcyjne, wszystkie podobieństwa do osób lub zdarzeń są przypadkowe i niezamierzone :) )


Adam Nowak zamieszkały……………………, legitymujący się dowodem osobistym seria …… numer ……, PESEL ………………, NIP …………….…...…….


Ewa Kowalska zamieszkała………………………………, legitymująca się dowodem osobistym seria …… numer ……, PESEL ………………, NIP …………….…...…….


prowadzący wspólnie działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej pod firmą Adam Nowak Ewa Kowalska kwiaty polskie spółka cywilna NIP …………………., REGON……………………, reprezentowani przez

……………………….


Tradycyjnie zaś powiem, że jeśli będziecie mieć jakieś wątpliwości, zapytajcie profesjonalisty, który pomoże Wam je rozwiać.