VADEMECUM MŁODEGO PRZEDSIĘBIORCY - wirtualne adresy dla przedsiębiorców - czy to zgodne z prawem?

Po dość długiej przerwie spowodowanej strasznym natłokiem pracy przygotowałam dla Was nowy materiał. Wracam więc do regularnego publikowania wpisów, które mam nadzieję odpowiedzą na jeszcze więcej Waszych pytań :)





Wielu młodych przedsiębiorców, zastanawiając się nad podjęciem własnej działalności przede wszystkim zaczyna od kalkulacji kosztów, które będą musieli ponieść, zastanawiając się na czym mogą nieco zaoszczędzić. Jak pamiętacie z jednego z moich wcześniejszych wpisów (który przypomnicie sobie TUTAJ), ustawy z pakietu Konstytucji Biznesu, które weszły w życie w dniu 30 kwietnia 2018 roku wprowadziły szereg ułatwień dla osób zaczynających swoją działalność, m.in. tzw. ulgę na start zwalniającą przez pierwsze pół roku z obowiązku opłacania ZUS oraz tzw. działalność nierejestrowaną. Jednak mimo tych preferencyjnych regulacji, decyzja o rozpoczęciu własnego biznesu kojarzy się zazwyczaj przede wszystkim z koniecznością wynajęcia lokalu będącego siedzibą takiej firmy, czyli dużymi kosztami, które trzeba będzie ponosić od razu, zanim zdążycie cokolwiek zarobić. Kwestia ta spędza sen z powiek szczególnie freelancerom oraz osobom chcącym prowadzić małe sklepy internetowe. Czy jednak aby na pewno nie ma z tej sytuacji żadnego wyjścia?



Zacznijmy od początku. Jak wspominałam Wam we wpisie o rozpoczynaniu jednoosobowej działalności gospodarczej (odświeżycie go sobie TUTAJ), każdy przedsiębiorca MUSI wskazać adres pod którym będzie prowadził swoją działalność. O ile dysponujecie własnym lokalem albo takim, w którym właściciel zgodzi się na prowadzenie przez Was w nim działalności, problem właściwie nie istnieje. W takiej sytuacji nawet możecie w pewnych sytuacjach część kosztów związanych z utrzymaniem takiego lokalu uznać za koszt uzyskania przez Was przychodu i odliczyć je od podatku. Co jednak jeśli nie macie takiej możliwości? Jeśli właściciel kategorycznie nie wyraża zgody na zarejestrowanie przez Was działalności w mieszkaniu, które wynajmujecie? W takim przypadku często osoby szukające desperacko alternatywy dla sporego, nawet kilkutysięcznego wydatku co miesiąc wpadają na ogłoszenia tzw. WIRTUALNYCH BIUR? Co to takiego?


Wirtualne biura to miejsca, które oferują możliwość wynajęcia „adresu” pod którym możecie zarejestrować swoją działalność gospodarczą. Specyfika działania takich miejsc polega na tym, że danej osobie udostępniany jest zazwyczaj wyłącznie adres, bez możliwości faktycznego prowadzenia tam działalności. Na pierwszy rzut oka, biorąc pod uwagę ceny, które oferują co do zasady takie biura wydaje się to świetną alternatywą dla „prawdziwych” lokali użytkowych. Dodatkowo takie biura najczęściej są umiejscowione w doskonałych i prestiżowych lokalizacjach, które świetnie wyglądają na materiałach reklamowych. Zastanawiacie się pewnie czy od strony prawnej jest to dozwolone? Spieszę z wyjaśnieniami.


Co do zasady można powiedzieć, że nie istnieją żadne przeciwwskazania aby skorzystać z usług biura wirtualnego i zarejestrować tam swoją działalność gospodarczą. W naszym porządku prawnym nie ma bowiem żadnych przepisów zabraniających takich praktyk, o ile takie biuro posiada zgodę właściciela lokalu na podnajem go podmiotom trzecim. W praktyce nie wygląda to jednak często już tak różowo.


Warto wiedzieć, że istnieje ryzyko, że Urząd Skarbowy w takim przypadku odmówi przedsiębiorcy nadania mu numeru NIP. Obecnie co do zasady po wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 sierpnia 2014 r. (dla zainteresowanych treścią uzasadnienia sygnatura II FSK 3549/13) takie sytuacje nie powinny mieć miejsca. NSA stwierdził we wskazanym orzeczeniu, że „Organ podatkowy w ramach postępowania o nadanie NIP nie jest uprawniony do badania, czy budynek (lokal) spełnia warunki do wykonywania w nim czynności zarządczych i/lub działalności gospodarczej, (…) a w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).” Warto jednak wiedzieć, że wyrok ten nie daje 100% gwarancji, że organy podatkowe podejmą korzystną dla Was decyzję i istnieje potencjalne ryzyko, że mimo utartej już praktyki w tym zakresie, dany Urząd Skarbowy się do niego nie zastosuje.


Kolejnym problemem, z którym może spotkać się przedsiębiorca w związku z wirtualnym biurem jest odmowa nadania mu statusu podatnika VAT bądź nawet wykreślenie już działającego podmiotu z rejestru VAT. Jak podnosi się w orzecznictwie, chociażby wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 lipca 2016 r. (dla zainteresowanych treścią uzasadnienia sygnatura I SA/Kr/516/16) wskazanie w dokumentach VAT-R lub NIP-8 jako siedziby “wirtualnego biura” nie może być jedyną okolicznością uzasadniającą odmowę rejestracji jako podatnika VAT. Sąd wskazał w tym wyroku, że jego zdaniem organy podatkowe mają prawo odmówić zarejestrowania podatnika VAT jeżeli „przeprowadzą przekonywujący wywód (logiczny i poparty zgromadzonymi dowodami zebranymi w postępowaniu zapewniającym czynny udział podatnika) uprawdopodabniający, że rejestracja taka zostanie wykorzystana do popełnienia oszustwa podatkowego. Brak środków technicznych i finansowych do wykonywania zamierzonej działalności czy też posiadanie wyłącznie "wirtualnego biura" zamiast siedziby, w której działaliby (i byli dostępni dla kontrahentów i organów podatkowych) członkowie zarządu lub inne osoby mające realny wpływ na działalność - ale w połączeniu z innymi okolicznościami sprawy, mogą być elementami wskazującymi na prawdopodobieństwo oszustwa.” Jednak i w tym przypadku, z uwagi na brak jednoznacznych przepisów nawet korzystne wyroki Sądu nie dają gwarancji, że w Waszym przypadku organy podatkowe podejmą taką samą decyzję. Co więcej, po noweli ustawy o VAT i przyjęciu przez ustawodawcę polityki „uszczelniania” systemu podatkowego oraz walki z tzw. „karuzelami watowskimi” istnieje również ryzyko, że może dojść do wykreślenia podmiotu już zarejestrowanego jako podatnika VAT np. w przypadku gdy organy nie mogą się skontaktować z przedstawicielem danej firmy, nie odpowiada on na ich wezwania, a na danym lokalu nie ma żadnych przejawów prowadzenia przez niego danej działalności (np. brak tabliczki na drzwiach).


Oprócz ryzyka związanego z odmową nadania numeru NIP należy również wiedzieć, że rejestrując działalność gospodarczą w wirtualnym biurze należy zadbać o to, aby została sporządzona umowa dająca Wam TYTUŁ PRAWNY do takiego lokalu. Może być to umowa najmu, umowa użyczenia bądź dowolna inna umowa, która pozwoli Wam legitymować się takim tytułem w razie kontroli. Zgodnie z przepisami nowej ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, rejestrując działalność gospodarczą obowiązkowo składacie pod rygorem odpowiedzialności karnej oświadczenie o tym, że posiadacie tytuł prawny do nieruchomości, których adresy są wpisywane do CEiDG. Posiadanie takiego tytułu prawnego jest obowiązkowe i jego brak może w skrajnym przypadku skończyć się wykreśleniem Was jako przedsiębiorcy z rejestru CEiDG.


Na koniec najważniejsze wyzwanie, przed którym wcześniej czy później stanie każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na skorzystanie z usług wirtualnego biura. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca w CEIDG jest zobowiązany wskazać gdzie przechowywane są jego księgi rachunkowe i dokumenty księgowe. Miejsce przechowywania tej dokumentacji jednak nie musi się pokrywać ze wskazanym miejscem prowadzenia działalności. Jest to ważne na potrzeby ewentualnej kontroli, która odbywa się właśnie w miejscu przechowywania dokumentacji księgowej. Przedsiębiorca jest z uprzedzeniem zazwyczaj informowany o takiej kontroli, jednak już na początku należy koniecznie problem ten wyjaśnić.


Jak widzicie, korzystanie z wirtualnych biur ma swoje niekwestionowane plusy, ale wiąże się również z dość poważnymi ryzykami. Nasz ustawodawca na dzień dzisiejszy nie dostosował powszechnie obowiązującego prawa do nowych technologii, które wiążą się z tym, że duża część działalności gospodarczych tak naprawdę nie potrzebuje fizycznej siedziby. Kwestia funkcjonowania „wirtualnych adresów” nie została właściwie uregulowana co rodzi nie tylko potencjalne niebezpieczeństwa dla uczciwych przedsiębiorców, ale też ułatwia rozwój patologii i oszustw. Rządzący od dłuższego czasu przymierzają się do ukrócenia praktyk związanych z oszustwami podatkowymi popełnianymi przy okazji działalności różnych spółek „wydmuszek” rejestrowanych w takich biurach. Sytuacja jest dynamiczna i w przypadku chęci zarejestrowania się pod "wirtualnym adresem" waryo śledziź na bieżąco zmiany z tym związane. Pamiętajcie jednak, że niezależnie od wszystkiego samo posiadanie „wirtualnego adresu”, jeśli rzeczywiście prowadzicie działalność gospodarczą i w razie kontroli jesteście w stanie to wykazać nie powinno rodzić dla Was żadnych negatywnych konsekwencji. Mimo to, przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z takiego biura warto rozważyć wszystkie potencjalne ryzyka, które się z tym wiążą. Najważniejsze przede wszystkim w takiej sytuacji jest skorzystanie z usług profesjonalnego biura, dbając o terminowe odbieranie wszelkiej korespondencji tam doręczanej. Dodatkowo wybierając biuro należy także zadbać o to, aby najlepiej udostępniało ono przestrzeń biurową bądź salę konferencyjną oraz umożliwiało umieszczenie tabliczki informacyjnej na budynku. Pozwoli to Wam czuć się pewniej.